年會策劃預算(suàn)應該怎麽算(suàn)，年會預算(suàn)項目又包括了(le)哪些呢(ne)？

     通(tōng)常而言，年會預算(suàn)包括以下(xià)幾個(gè)方面：

 一、交通(tōng)費用(yòng)

      交通(tōng)費用(yòng)可(kě)以細分(fēn)爲：

    1、會議(yì)期間交通(tōng)費用(yòng)——主要是會務地交通(tōng)費用(yòng)，包括住宿地至會所的(de)交通(tōng)、會所到餐飲地點的(de)交通(tōng)、會所到商務交際場(chǎng)地的(de)交通(tōng)、商務考察交通(tōng)以及其他(tā)與會人(rén)員(yuán)可(kě)能使用(yòng)的(de)預定交通(tōng)。

    2、歡送交通(tōng)及返程交通(tōng)——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場(chǎng)、車站、港口交通(tōng)費用(yòng)。

    交通(tōng)是活動中非常重要的(de)環節，若調配有誤，甚至會影(yǐng)響活動的(de)原流程，所以需合理(lǐ)安排時(shí)間及行程。

二、會議(yì)室\廳費用(yòng)

     具體可(kě)細分(fēn)爲：

    1、 會議(yì)場(chǎng)地租金——通(tōng)常而言，場(chǎng)地的(de)租賃已經包含某些常用(yòng)設施，譬如激光(guāng)指示筆、音(yīn)響系統、桌椅、主席台、白闆或者黑(hēi)闆、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在内——比如投影(yǐng)設備、臨時(shí)性的(de)裝飾物(wù)、展架等，需要加裝非主席台發言線路時(shí)也(yě)可(kě)能需要另外的(de)預算(suàn)。

    2、會議(yì)設施租賃費用(yòng)——此部分(fēn)費用(yòng)主要是租賃一些特殊設備，如投影(yǐng)儀、筆記本電腦(nǎo)、移動式同聲翻譯系統、會場(chǎng)展示系統、多(duō)媒體系統、攝錄設備等，租賃時(shí)通(tōng)常需要支付一定的(de)使用(yòng)保證金，租賃費用(yòng)中包括設備的(de)技術支持與維護費用(yòng)。值得(de)注意的(de)是，在租賃時(shí)應對(duì)設備的(de)各類功效參數作出具體要求（通(tōng)常可(kě)向專業的(de)會議(yì)服務公司咨詢，以便獲得(de)最适宜的(de)性價比），否則可(kě)能影(yǐng)響會議(yì)的(de)進行。另外，這(zhè)些會議(yì)設施由于品牌、産地及新舊(jiù)不同，租賃的(de)價格可(kě)能相差很大(dà)。

    3、會場(chǎng)布置費用(yòng)——如果不是特殊要求，通(tōng)常而言此部分(fēn)費用(yòng)包含在會場(chǎng)租賃費用(yòng)中。如果有特殊要求，可(kě)以與專業的(de)會議(yì)服務商協商。

    4、其他(tā)支持費用(yòng)——這(zhè)些支持通(tōng)常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務、運輸與倉儲、娛樂(yuè)保健、媒介、公共關系等。基于這(zhè)些支持均爲臨時(shí)性質，如果會議(yì)主辦方分(fēn)别尋找這(zhè)些行業支持的(de)話(huà)，其成本費用(yòng)可(kě)能比市場(chǎng)行價要高(gāo)，如果讓專業會議(yì)服務商代理(lǐ)，将獲得(de)價格相對(duì)比較低廉且服務專業的(de)支持。

   對(duì)于這(zhè)些單項服務支持，主辦方應盡可(kě)能細化(huà)各項要求，并單獨簽訂服務協議(yì)。

三、餐飲費用(yòng)

     會議(yì)的(de)餐飲費用(yòng)可(kě)以很簡單，也(yě)可(kě)以很複雜(zá)，這(zhè)取決于會議(yì)議(yì)程需要及會議(yì)目的(de)：

    1、中餐及午餐

   中餐及午餐基本屬于正餐，可(kě)以采取人(rén)數預算(suàn)——自助餐形式，按桌預算(suàn)——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水(shuǐ)消費自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可(kě)能會收取一定數量的(de)服務費用(yòng)。

    2、酒水(shuǐ)及服務費

   通(tōng)常，如果在高(gāo)星級酒店(diàn)餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水(shuǐ)消費的(de)，如果可(kě)以外帶酒水(shuǐ)消費，餐廳通(tōng)常需要加收服務費。在高(gāo)星級酒店(diàn)舉辦會議(yì)宴會，通(tōng)常在基本消費水(shuǐ)準的(de)基礎上加收15％左右的(de)服務費。

   3、會場(chǎng)茶歇

   此項費用(yòng)基本上是按人(rén)數預算(suàn)的(de)，預算(suàn)時(shí)可(kě)提出不同時(shí)段茶歇的(de)食物(wù)、飲料組合。承辦者告知的(de)茶歇價格通(tōng)常包含服務人(rén)員(yuán)費用(yòng)，如果主辦方需要非程序服務，可(kě)能需要而外的(de)預算(suàn)。通(tōng)常情況下(xià)，茶歇的(de)種類可(kě)分(fēn)爲西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水(shuǐ)果等爲主，中式則以開水(shuǐ)、綠茶或者花茶、果茶、水(shuǐ)果、咖啡、水(shuǐ)果及點心爲主。

  4、聯誼酒會/舞會

   事實上，聯誼酒會/舞會的(de)預算(suàn)可(kě)能比單獨的(de)宴會複雜(zá)，宴會隻要設定好餐标與規模，預算(suàn)很容易計算(suàn)。但酒會/舞會的(de)預算(suàn)設計到場(chǎng)地與節目支持，其預算(suàn)可(kě)能需要比較長(cháng)的(de)時(shí)間确認。

   5、其他(tā)

   點心、水(shuǐ)果及調制色酒等...

四、視聽(tīng)設備

     除非在室外進行，否則視聽(tīng)設備的(de)費用(yòng)通(tōng)常可(kě)以忽略。

     如果爲了(le)公共關系效果而不得(de)不在室外進行，視聽(tīng)設備的(de)預算(suàn)就比較複雜(zá)，包括：

     ●設備本身的(de)租賃費用(yòng)，通(tōng)常按天計算(suàn)

     ●設備的(de)運輸、安裝調試及控制技術人(rén)員(yuán)支持費用(yòng)，可(kě)讓會展服務商代理(lǐ)

     ●音(yīn)源——主要是背景音(yīn)樂(yuè)及娛樂(yuè)音(yīn)樂(yuè)選擇，主辦者可(kě)自帶，也(yě)可(kě)委托代理(lǐ)

五、演員(yuán)及節目

    通(tōng)常可(kě)以選定節目後按場(chǎng)次計算(suàn)——預算(suàn)金額通(tōng)常與節目表演難度及參與人(rén)數正相關。

    在适宜地點如果有固定的(de)演出，那預算(suàn)就很簡單，與觀看表演的(de)人(rén)數正相關——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。

六、雜(zá)費

   雜(zá)費是指會展過程中一些臨時(shí)性安排産生的(de)費用(yòng)：

   包括打印、臨時(shí)運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、年會策劃、臨時(shí)道具、傳真及其他(tā)通(tōng)訊、快(kuài)遞服務、臨時(shí)保健、翻譯與向導、臨  時(shí)商務用(yòng)車、彙兌等等

   雜(zá)費的(de)預算(suàn)很難計劃，通(tōng)常可(kě)以在會務費用(yòng)預算(suàn)中增列不可(kě)預見費用(yòng)作爲機動處理(lǐ)。